秘書鈴木さんは上司（部長）が外出中、常務が部長全員にあてて発信した回覧文書を常務秘書から受け取った。その回覧の順番は鈴木さんの上司が最初で、文書には回答を記入する必要があり、今日中に回覧を終えるようにと期限がついている。このような場合、鈴木さんはどのように対処すればよいか。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

①上司が帰社してすぐに回答できるようにコピーを取り、回答は常務へ直接すると常務秘書へ連絡しておく。

②回覧には順番があるので受け取っておき、上司が帰社して回答した後、回覧文書に「至急」と書き入れて次に回す。

秘书铃木在上司（部长）外出时，从常务秘书那里收到常务发给全体部长的传阅文件。铃木的上司排在传阅顺序的首位，答复需要书面记录，而且今天必须传阅完毕。在这种情况下，铃木应该怎么办呢？从中选出恰当的一项。

①为了保证上司回公司后能够立刻答复，复印文件，然后联系常务秘书，说部长亲自答复常务。

②因为有传阅顺序，所以先保管文件，等上司回公司答复后，在文件上标注“紧急”，再往下传阅。

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本案例突出的几点是：一是上司要回复，而且要书面记录。二是需要今天内所有部长都传阅完毕。三是上司现在不在公司，但今天能回公司。下面我们来看选项①，铃木先把文件复印好，等上司会公司就能马上看到文件，然后答复。在给常务答复之前会事先与常务秘书联系。如果考虑到书面记录或者盖章的话，可以利用上司的阅读复印件的时候，铃木去取原件。这样也不耽误其他部长的时间，还能保证完成工作。但选项②是等上司回来看完传阅文件并做答复之后再给其他部长传阅。可万一上司回来得很晚，即使文件上标注“紧急”，其他部长如果不在公司，就无法按时传阅完毕。所以比较适合的处理方式是选项①。

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当公司业务庞大时，经常会遇到文件传阅这种情况。而且有时文件传到自己部门，上司又不在，恰巧上司一时回不来，甚至会很晚才回来。最头疼的是待上司传阅后，还要给其他部门上司传阅，并且要求当天内必须传阅完毕。这时，作为上司的秘书，需要有很强的判断力来应对。一般情况下，按照以下处理方式来做相对比较周全。

因为上司不在，所以拜托大上司的秘书最后再传给自己的上司。

复印一份传阅文件，以备上司回来后能够马上看到文件，然后跟大上司的秘书说“回答は上司の上役にする”。

复印一份传阅文件，以备上司回来后能够马上看到文件，然后在文件上标注“上司が不在のため最後にしてもらいたい”，传阅给下一个部门的上司。